Тайм-менеджмент: как эффективно планировать время

Два совещания, три бизнес-встречи, четыре отчета, сводка, аналитика, звонки, письма - и как это все успеть за один день? Сколько раз ты мысленно мечтал удлинить сутки на несколько часов, чтобы справиться со всем этим?
depositphotos.com

Поверь, чтобы успевать, необязательно жить на работе или лишать себя полноценного сна и выходных, стоит просто научиться грамотно управлять временем.

Чтобы лечить болезнь, нужно сначала поставить диагноз.

Утреннее планирование

Читай также: Профессии будущего: ТОП-5 самых востребованных

Определи главных пожирателей твоего времени. Для этого специалисты в области тайм-менеджмента советуют перед тем, как приступить к работе, заняться четким планированием дня и ведения учета временных расходов.

Установлено, что десятиминутная подготовка к рабочему дню позволяет экономить до двух часов рабочего времени.

Но стоит также учитывать, что планировать стоит не более 60% времени, оставив 40% на всевозможные форс-мажоры.

С чего начать?

Часто время теряется попусту только потому, что человек не может определить, за что хвататься, куда бежать.  Таким образом, продуктивность блокируется стрессом. Выдохни и определи приоритеты. Для этого можно использовать Матрицу управления временем,  разработанную американским специалистом по вопросам руководства, автором книги “7 навыков высокоэффективных людей“ Стивеном Кови.

Матрица управления временем

I

Важные срочные дела

II

Важные несрочные дела

III

Неважные срочные дела

IV

Неважные несрочные дела

То есть, надо решать задачи относительно матрицы по порядку: в первую очередь делать важные срочные дела, затем важные несрочные дела, затем неважные срочные дела и в последнюю очередь неважные несрочные дела.

Читай также: Почему тебя не возьмут на работу: ТОП-3 причины

По мнению Кови, эффективные люди держатся подальше от квадратов III и IV, поскольку относящиеся к ним дела, пусть даже и срочные, не являются важными. Кроме того, залогом успеха и повышения эффективности является уменьшения сектора первого квадрата, в котором сосредоточены авральные проблемы, и большее акцентирование на квадрате №2. Ведь эффективные люди мыслят не проблемами, а возможностями.

Стол имеет значение

В эффективном планировании времени имеет значение даже мебель. В частности, стол. Представительница Национальной ассоциации профессиональных тайм-менеджеров США Стефани Дентон рекомендует приобрести L-образный стол: одну его часть использовать для того, над чем ты работаешь непосредственно сейчас, а на другую перекинь документы, над которыми еще предстоит поработать.

Таким образом, перед глазами у тебя не будет лежать все и сразу, и ты сможешь сосредоточиться на главном, не разбрасывая внимания.

Вознаграждение творит чудеса

Не секрет, что работа, которая вознаграждается, делается более эффективно. Вдохновляют даже мелочи. Поэтому установи себе маленькие награды за проделанную работу в установленные тобой сроки. Это всегда работает.

Не разбрасывайся временем

Читай также: Секреты управления: 5 уловок настоящего лидера

Выполняя важные задания, необходимо максимально сосредоточиться на них. Частые перерывы на перекуры, кофе, общение в соцсетях и т.п. забирают у тебя драгоценное время, которое, как известно, вполне можно измерять в денежном эквиваленте.

Рабочие расстановки

Производительность труда на протяжении дня у каждого человека меняется, достигая своих пиков и спадов. Независимо “жаворонок“ ты или “сова“, тебе обязательно нужно учитывать этот фактор.

Самые важные задания необходимо выполнять в первой половине дня, когда ты пребываешь на пике работоспособности. Именно в этот период лучше проводить важные встречи, совещание, где крайне важно быть собранным, эффективным и убедительным. В послеобеденное время производительность труда падает, поэтому стоит здесь сосредоточиться на выполнении работы рутинного характера, коэффициент важности которой значительно ниже.

Разделяй и властвуй

Очень важно уметь не только эффективно самому справляться с работой, но и делегировать ее другим.

Читай также: Работа без образования: ТОП-6 прибыльных профессий

Ни в коем случае не стоит всю работу и груз чужих проблем брать на себя. Если у тебя есть подчиненные, ты просто обязан грамотно распределить задания и контролировать их выполнение, но никак не делать самому.

Отдых в помощь работе

Как бы это не звучало парадоксально, отдых - очень важное условие эффективной работы. Как отмечают специалисты, очень важно отдыхать по пять минут каждый час. Такие переключения помогают сфокусировать усилия на важных делах.

Хочешь узнавать главные новости сайта MPort.ua в Telegram? Подписывайся на наш канал.

Наверх